Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Die folgenden Hinweise geben einen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten geschieht, wenn Sie diese Website besuchen oder die Solv-SDA Anwendung nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist MFG-Coaching als Betreiber der Plattform (Abschnitt 2). Verarbeitet werden im Wesentlichen: technische Zugriffsdaten beim Aufruf der Website (Abschnitt 3), Ihre Registrierungsdaten bei Anlage eines Nutzerkontos (Abschnitt 4) sowie technisch notwendige Cookies zur Aufrechterhaltung Ihres Logins (Abschnitt 5).

Nutzen Sie die Plattform als Kunde, um eigene Umfragen durchzuführen, sind Sie für die dabei verarbeiteten Daten Ihrer Teilnehmer selbst verantwortlich; MFG-Coaching handelt insoweit ausschließlich in Ihrem Auftrag (Abschnitt 12).

2. Verantwortlicher

MFG-Coaching

Sultan Dramé

Hauptstraße 19, 65779 Kelkheim

E-Mail: info@solv-sda.com

3. Hosting und Server-Logfiles

Die Solv-SDA Anwendung wird auf einem Server der AGIMAS Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) betrieben, die für uns als technischer Dienstleister und Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO tätig wird. Die Hardware steht im Eigentum von AGIMAS und ist im Rahmen einer Colocation im Rechenzentrum der cloudKleyer Frankfurt GmbH, Walther-von-Cronberg-Platz 2, 60594 Frankfurt am Main (Rechenzentrumsstandort: Kleyerstraße 89, 60326 Frankfurt am Main) untergebracht. cloudKleyer stellt ausschließlich die physische Infrastruktur (Stellfläche, Strom, Kühlung, Netzanbindung, öffentliche IP-Adresse) bereit und hat keinen logischen Zugriff auf die verarbeiteten Daten. Der Serverstandort liegt ausschließlich in Deutschland.

Die Domain sowie die E-Mail-Postfächer unter solv-sda.com werden über unser eigenes Kundenkonto bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland verwaltet.

Der Serverstandort liegt ausschließlich in Deutschland. Die vertragliche Ausgestaltung der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit den beteiligten Dienstleistern wird derzeit dokumentiert.

Beim Aufruf der Anwendung werden automatisch Server-Logfiles erhoben: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL.

Zweck: technisch fehlerfreie Bereitstellung der Anwendung, Sicherheit

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

Speicherdauer: maximal 7 Tage

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen erfolgt nicht.

4. Nutzerkonto

Bei der Registrierung erheben wir Name, E-Mail-Adresse und Firmendaten.

Zweck: Bereitstellung des Nutzerkontos, Vertragserfüllung

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Speicherdauer: bis zur Löschung des Kontos; darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen (handels-/steuerrechtlich) bestehen

Die Bereitstellung dieser Daten ist für die Nutzung der Anwendung erforderlich. Ohne sie kann kein Nutzerkonto angelegt und die Plattform nicht genutzt werden.

5. Cookies

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein (Session-Cookies zur Aufrechterhaltung des Login-Status). Analyse- oder Tracking-Cookies werden nicht eingesetzt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG

6. Einsatz von KI-Diensten für Auswertungen

Optional können Sie aggregierte Auswertungsergebnisse durch einen KI-Dienst analysieren lassen. Eine Übermittlung erfolgt nur, wenn Sie einen eigenen Zugang hinterlegt und die Funktion aktiv ausgewählt haben. Dafür stehen zwei Wege zur Verfügung:

• Auswertung in der Anwendung: Sie wählen den KI-Anbieter selbst aus und hinterlegen hierfür Ihren eigenen Zugangsschlüssel, der verschlüsselt gespeichert wird. Die Plattform hält keinen eigenen, für alle Kunden gültigen Schlüssel vor. Vertragspartner des KI-Anbieters sind damit Sie, nicht wir.
• Anbindung an Claude Cowork: Die Anwendung stellt eine Schnittstelle nach dem Model Context Protocol (MCP) bereit, über die dieselben Auswertungen in Ihrer eigenen Cowork-Umgebung verarbeitet werden können. Die Verarbeitung erfolgt über Ihren eigenen Cowork-Account. Diese Anbindung ist nicht automatisch verfügbar, sondern muss für Ihr Nutzerkonto freigeschaltet sein.

Technisch unterstützte Anbieter:

• Anthropic PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA
• OpenAI, L.L.C., 3180 18th St, San Francisco, CA 94110, USA

In beiden Fällen erfolgt die Übermittlung ausschließlich über vordefinierte, plattformseitig festgelegte Prompt-Vorlagen, deren Inhalt und Struktur durch den Nutzer nicht verändert werden kann. Über die Schnittstelle besteht kein darüber hinausgehender Verarbeitungszugriff auf die Anwendung; insbesondere können weder Teilnehmerdaten noch Freitextantworten, Kontodaten oder Rechnungsdaten abgerufen werden. Übermittelt werden ausschließlich aggregierte Auswertungswerte einer Gruppe (Prozentwerte je Kategorie, Deltas, Benchmarks, Teilnehmeranzahl, Cluster-Größen, Varianzanteile) ohne Klarnamen, Freitextantworten oder Einzelpersonen-Koordinaten. Eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 1 DSGVO findet dabei nach unserer Einschätzung nicht statt.

Bei der Ausgabe KI-generierter Auswertungstexte weist die Anwendung gemäß Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) darauf hin, dass der Text maschinell erzeugt wurde.

Ob diese Funktionen genutzt werden, entscheiden Sie als Kunde. Für die Wahl Ihres KI-Anbieters und einen gültigen Übermittlungsmechanismus in Drittländer sind Sie als Verantwortlicher selbst zuständig.

7. Rechnungs- und Buchhaltungsdaten

Im Rahmen der Vertragsabwicklung werden Rechnungen sowie Stornierungen erstellt und archiviert. Verarbeitet werden Rechnungsempfänger, Rechnungsanschrift, Leistungsbeschreibung, Beträge, Zahlungsstatus sowie Datum und Grund etwaiger Stornierungen.

Der Zugriff auf die vollständige Rechnungshistorie ist auf einen dedizierten Commercial-Admin-Account beschränkt. Ihnen selbst stehen Ihre eigenen Rechnungen in Ihrem Nutzerkonto zum Download zur Verfügung; alternativ können Sie diese an Ihre eigene E-Mail-Adresse weiterleiten lassen. Eine Rechnung kann von Ihnen einmalig direkt aus dem Nutzerkonto heraus beanstandet werden.

Zweck: Vertragsabwicklung, Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung nach § 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB)

Speicherdauer: 8 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde

Ein Löschverlangen nach Art. 17 DSGVO kann für diese Daten während der Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist nicht erfüllt werden (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Die Verarbeitung wird in diesem Fall auf die Archivierung beschränkt.

8. Ticketsystem und Support-Korrespondenz

Für die Kommunikation zwischen Coaches und Administratoren steht ein Ticketsystem zur Verfügung. Verarbeitet werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse sowie der Inhalt Ihrer Nachrichten.

Die Korrespondenz wird zusätzlich automatisch an E-Mail-Postfächer unter der Domain solv-sda.com weitergeleitet, um den Kommunikationsverlauf zu dokumentieren. Diese Postfächer werden ebenfalls bei IONOS SE (Serverstandort Deutschland) betrieben.

Zweck: Bearbeitung von Supportanfragen, Nachvollziehbarkeit der Kommunikation

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Dokumentation)

Speicherdauer: 3 Jahre nach Abschluss des Vorgangs

Auswertung des Anfrageaufkommens

Wir werten eingegangene Supportanfragen aus, um wiederkehrende Problemstellungen, Verständnisschwierigkeiten und Unzufriedenheiten zu erkennen und die Anwendung entsprechend weiterzuentwickeln. Diese Auswertung erfolgt ausschließlich intern und mit Bezug zum anfragenden Nutzerkonto; eine Übermittlung an Dritte findet zu diesem Zweck nicht statt.

Zweck: Verbesserung der Anwendung und der Nutzerdokumentation

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Weiterentwicklung des eigenen Produkts)

Speicherdauer: wie vorstehend

Sie können dieser Auswertung nach Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen. Eine formlose Mitteilung an info@solv-sda.com genügt. Die Bearbeitung Ihrer Supportanfragen bleibt hiervon unberührt. Weiterverwendung anonymisierter Inhalte

Wir behalten uns vor, wiederkehrende Fragestellungen aus Supportanfragen in eine öffentlich zugängliche FAQ sowie in den Wissensbestand des in Abschnitt 9 beschriebenen KI-Chats zu überführen. Hierbei werden ausschließlich anonymisierte Inhalte verwendet: Name, E-Mail-Adresse, Firmen- und Projektbezüge sowie sämtliche sonstigen Angaben, die einen Rückschluss auf Ihre Person oder Ihr Unternehmen zulassen, werden zuvor entfernt. Ein Personenbezug besteht in der veröffentlichten FAQ und im Wissensbestand des Chats nicht.

Rechtsgrundlage der Anonymisierung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung der Nutzerdokumentation)

9. KI-gestützte Dokumentationssuche und Supportbeantwortung

Beide nachfolgenden Funktionen greifen ausschließlich auf unsere eigene Produktdokumentation sowie auf anonymisierte Inhalte gemäß Abschnitt 8 zu. Umfrage-, Teilnehmer- oder Auswertungsdaten sind für sie nicht zugänglich.

KI-Chat zur Dokumentationssuche. In der Anwendung steht ein KI-Chat zur Verfügung, der Fragen zur Nutzung der Anwendung beantwortet. Die Funktion ist nicht automatisch verfügbar, sondern muss für Ihr Nutzerkonto freigeschaltet sein. Die Beantwortung erfolgt über den KI-Anbieter, den Sie in Ihren Einstellungen ausgewählt haben, und über Ihren eigenen Zugangsschlüssel (siehe Abschnitt 6). Übermittelt wird dabei der von Ihnen eingegebene Fragetext. Vertragspartner des KI-Anbieters sind Sie selbst; für einen gültigen Übermittlungsmechanismus in Drittländer sind Sie als Verantwortlicher zuständig.

Da Sie den Fragetext frei formulieren, bitten wir Sie, dort keine personenbezogenen Daten Dritter anzugeben, insbesondere keine Daten von Umfrageteilnehmern.

Vorbeantwortung von Supportanfragen. Anfragen aus dem Ticketsystem werden von einem KI-Agenten vorbeantwortet. Ist der Agent sich bei einer Anfrage nicht hinreichend sicher, beantwortet er sie nicht, sondern legt sie einem Administrator zur manuellen Bearbeitung vor. Das hierfür eingesetzte Sprachmodell wird auf dem Server unseres technischen Dienstleisters AGIMAS betrieben (siehe Abschnitt 3). Eine Übermittlung Ihrer Anfrage an externe KI-Anbieter findet dabei nicht statt. Die Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO ist damit nicht verbunden.

Bei der Ausgabe KI-generierter Antworten weist die Anwendung gemäß Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 auf die maschinelle Erzeugung hin.

Zweck: Unterstützung bei der Nutzung der Anwendung, Bearbeitung von Supportanfragen

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), für die Vorbeantwortung zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer zügigen Supportbearbeitung)

Speicherdauer der Supportanfragen: wie Abschnitt 8

10. Technischer Support-Zugriff auf Ihr Nutzerkonto

Zur technischen Unterstützung kann ein Administrator von MFG-Coaching nach ausdrücklicher Freigabe durch Sie und ausschließlich innerhalb eines von Ihnen festgelegten Zeitraums lesenden Zugriff auf Ihr Nutzerkonto erhalten. Ein Zugriff ohne Ihre vorherige Freigabe ist technisch nicht möglich; Ihre Zugangsdaten werden dabei nicht übermittelt oder eingesehen.

Änderungen an Ihren Daten oder Konfigurationen sind dabei nicht möglich. Einsehbar sind Umfragen, deren Darstellung sowie die hinterlegten Empfängeradressen. Jeder Zugriff wird protokolliert.

Zweck: technische Fehleranalyse und Support

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Freigabe), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung im Rahmen des Supports). Erfolgt der Zugriff auf Daten, für die Sie Verantwortlicher sind, geschieht dies als Verarbeitung in Ihrem Auftrag nach Art. 28 DSGVO.

Speicherdauer der Zugriffsprotokolle: 12 Monate

11. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, außer an Auftragsverarbeiter im Rahmen der Leistungserbringung (siehe Abschnitte 3 und 8) oder soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

12. Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden

Soweit Sie als Kunde (Coach oder Organisation) über die Plattform personenbezogene Daten Dritter verarbeiten, sind Sie hierfür Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. MFG-Coaching handelt insoweit ausschließlich als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrags. AGIMAS UG wird dabei als Unterauftragsverarbeiter für die technische Bereitstellung eingesetzt.

Betroffen sind insbesondere:

• E-Mail-Adressen von Umfrageteilnehmern, die Sie im Teilnehmenden-Portal hinterlegen, um Einladungen und Erinnerungen zu versenden.
• Umfrageantworten, die in der Auswertung mit einer Positionskennung (P01, P02 …) statt mit Klarnamen geführt werden. Diese Daten sind pseudonymisiert, nicht anonymisiert: Über administrativen Datenbankzugriff wäre eine Zuordnung technisch grundsätzlich rekonstruierbar. Der Schutz beruht darauf, dass wir ausschließlich auf Ihre Weisung verarbeiten und eine solche Zuordnung zu keinem Zeitpunkt vornehmen oder anbieten.
• Klarnamen im Due-Diligence-Modus, sofern Sie diesen Modus freischalten lassen. Für die Einholung der hierfür erforderlichen ausdrücklichen Einwilligungen der betroffenen Personen und des beauftragenden Unternehmens sind Sie verantwortlich.

Zum Schutz einzelner Teilnehmender vor Re-Identifizierung greifen abhängig von der Gruppengröße technische Sperren und Verrauschungsmechanismen; Einzelheiten sind in der Auftragsverarbeitungs-Übersicht dokumentiert. Auch bei aktiven Schutzmaßnahmen kann eine kontextabhängige Zuordnung durch Ihr eigenes Teamwissen nicht vollständig ausgeschlossen werden; die datenschutzkonforme Verwendung der Auswertungen liegt in Ihrer Verantwortung (Art. 5 Abs. 2 DSGVO).

Die Information der betroffenen Personen obliegt Ihnen als Verantwortlichem. Ebenso liegt es in Ihrer Verantwortung, vor dem Einsatz der Anwendung in einem Unternehmen mit Betriebsrat, Personalrat oder vergleichbarem Gremium die erforderliche Zustimmung einzuholen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO).

Zur Ausübung genügt eine formlose Mitteilung an: info@solv-sda.com

Zudem besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Postfach 3163, 65021 Wiesbaden

14. Widerruf einer Einwilligung

Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit widerrufen. Ein formloser Widerruf per E-Mail an info@solv-sda.com genügt. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

15. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website und die Anwendung nutzen zum Schutz der Übertragung eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an der "https://"-Adresszeile Ihres Browsers.

16. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder an Änderungen der Anwendung anzupassen. Für Ihren erneuten Besuch gilt die jeweils aktuelle Fassung.

17. Stand

August 2026

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